ترتيب الأعمال ترتيبًا دقيقًا حسب التوقيت الزمني لليوم يُقصد به تصميم المهام.

ترتيب الأعمال ترتيبًا دقيقًا حسب التوقيت الزمني لليوم يُقصد به تصميم المهام.، هناك العديد من الأسرار التي تساعدك على تنظيم الوقت، بعضها سهل التعلم وبعضها يحتاج إلى بذل مجهود إضافي، لكنك في النهاية سوف تتقن أسرار إدارة الوقت وتنجز المزيد في عملك وحياتك.

هل تريد أن تعرف كيف يمكنك أن تصبح خبيراً في إدارة الوقت أيضاً؟، ابدأ باستخدام هذه النصائح فائقة القوة لإدارة الوقت.

كيفية تنظيم الوقت

الوقت مثل الذهب، إذا أردته بشكل صحيح يمنحك نتائج هائلة، يتطلب الأمر التوازن الجيد بين وقت العمل واللهو، لذلك تحتاج إلى بعض الخطوات التي تساعدك في إدارة وقتك وإنجاز مهامك الضرورية:

1. تدقيق الوقت

عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت، فإن الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها هي معرفة أين يذهب وقتك بالفعل، قد تعتقد أنك تقضي وقتاً قصيراً في إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو متابعة مواقع التواصل الاجتماعي، ولكن في الحقيقة هذا أكثر ما يلتهم الوقت من يومك، وتجد نفسك في النهاية بلا حصيلة فعلية.

أسهل طريقة لتتبع وقتك هي تحميل التطبيقات التي تساعدك على تحديد فترة زمنية معينة لإنجاز مهمة، وتقارب تصرفاتك خلال هذه الفترة، هذا ما سيساعدك في التركيز على الإنجاز من دون هدر الكثير من الوقت، كما يمكنك بعد ذلك الوصول إلى تقرير لمعرفة ما الذي يسرق وقتك، باستخدام هذه المعلومات يمكنك بعد ذلك إجراء التعديلات المناسبة.

2. تعيين حد زمني لكل مهمة

تعيين حد زمني لكل مهمة يمنع من تشتيت الانتباه، على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في كتابة مقال، أمنح نفسك ساعتين، لذا إذا بدأت في الساعة 8 صباحاً، حاول الانتهاء من كتابتها بحلول الساعة 10 صباحاً، بهذه الطريقة، سوف تصبح إدارة الوقت بالنسبة لك لعبة وتحدياً يتكرر كل يوم.

3. استخدم قائمة مهام

قائمة المهام تساعدك في تحديد العمل على الأجزاء الصغيرة، والتي بدورها تساهم في إكمال مشروعك وتحقيق هدفك، لذلك أنشئ قائمة مهام لكل هدف لديك، هذا سوف يحفزك على مشاهدة كل ما تحققه بالفعل، وتساعدك على الإسراع في خطوات تحقيق هدفك.

4. التخطيط للمستقبل

من أسوأ الأشياء التي قد تقوم بها الاستيقاظ يومياً من دون خطة لليوم، بدلاً من التركيز على ما يجب القيام به، وهذا يجعلك تتجول بلا هدف ولا تهتم بأمورك الضرورية على مدار اليوم.

لهذا السبب يجب عليك دائماً التخطيط مسبقاً باستخدام أحد هذه الخيارات:

في الليلة السابقة، خصص 15 دقيقة من نهاية اليوم لتنظيم مكتبك وإنشاء قائمة بأهم أغراض اليوم التالي، حيث تستيقظ في الصباح على متابعة أعمالك فوراً، من دون إهدار المزيد من الوقت، في معرفة ماذا ستفعل اليوم؟

خلال روتينك الصباحي، اكتب 3 أو 4 الأمور هي الأكثر إلحاحاً وأهمية يجب معالجتها اليوم واعمل على تلك التي تكون فيها أكثر إنتاجية.

5. ابدأ بالمهام الضرورية

من أفضل الأمور التي تساعدك في إنجاز مهامك وتحقيق أهدافك من دون إهدار الوقت، هي البدء بالمهام الكبيرة والأكثر صعوبة في الصباح، وهناك عدة أسباب وراء هذه الحيلة الفعالة لإدارة الوقت.

بالنسبة للمبتدئين، عادة ما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة في بداية اليوم، لذلك من الأفضل معالجة هذه المهام عندما لا تكون مستنزفاً، أيضاً يمكنك استخدام هذا الشعور بالإنجاز للتغلب على بقية اليوم.

6. الاستعانة بمصادر خارجية

قد يكون التفويض والاستعانة بمصادر خارجية أمراً صعباً بعض الشيء بالنسبة للبعض، من الصعب السماح لشخص آخر بالقيام بالعمل الذي اعتاد القيام به، بالنسبة للآخرين ليس لديهم الوقت لتدريب شخص آخر على إكمال مهام معينة.

إن التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية يوفران الوقت الحقيقي، لأنه يقلل من عبء العمل، ما يعني أن لديك المزيد من الوقت لقضائه في مهام أكثر أهمية أو القيام بعمل أقل، إما تسليم المسؤوليات لأعضاء الفريق المؤهلين أو تعيين موظف مستقل متمرس، وإذا قررت القيام بتدريب داخلي، فسيكون الاستثمار الأولي يستحق ذلك في النهاية.

7. القضاء على عوامل التشتيت

في عصر الإلهاء المستمر الذي نعيشه، من السهل جداً تقسيم انتباهنا بين ما يجب أن نفعله وما يقصفنا به المجتمع، وبغض النظر عن مكان وكيفية وقوعك في فخ عوامل التشتيت، فإن النتيجة هي نفسها دائماً.

لا تشارك مطلقاً في المهمة التي تقوم بها، ونادراً ما تلتزم بمهمة لفترات طويلة من الوقت، ويستغرق الأمر لديك ضعف المدة لإنجازها.

إن أفضل طريقة للتغلب على عوامل التشتيت هي تخصيص وقت كبير للتركيز على مشروع واحد والتخلص من كل شيء آخر، القضاء التام على عوامل التشتيت هو الطريقة الوحيدة التي تساعد في الانخراط في عمل عميق ومركّز وتجنب الجلسات المجزأة.

8. تغيير الجدول الزمني الخاص بك

إذا كنت ترغب في تنظيم الوقت بشكل حقيقي وفعال، الحل بسيط للغاية، عليك بتغيير جدولك الزمني فوراً، إذ أجمع الكثير من الخبراء والأطباء، على أن الاستيقاظ في الخامسة صباحاً هو الأفضل إذا كنت تبحث عن كيفية تنظيم الوقت.

تعد الخامسة صباحاً هي أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم، لأنها تمنحني الوقت الكافي لممارسة الرياضة والتخطيط ليومي وتصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وحتى العمل في مشاريع جانبية دون إزعاج.

كما عليك أن تستيقظ مبكراً في عطلات نهاية الأسبوع أيضاً حتى تحافظ على خريطة طريقك اليومية والاستمتاع بإجازتك في نفس الوقت، ومن أهم الأسرار التي يصرح بها الخبراء هي التقليل من الوقت الذي تشاهد فيه التلفزيون وخاصة قبل النوم.

9. اترك وقتاً مؤقتاً بين المهام والاجتماعات

قد يبدو الانتقال فوراً من مهمة أو اجتماع إلى آخر استخداماً جيداً لوقتك، ولكن في الواقع له تأثير معاكس، نحتاج إلى وقت لتصفية أذهاننا وإعادة شحن طاقتنا من خلال الذهاب في نزهة على الأقدام أو التأمل أو مجرد أحلام اليقظة، الدماغ البشري لا يمكنه التركيز لمدة أكثر من 90 دقيقة في كل مرة.

بدون هذه الاستراحة، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك، يمكن أن تمنع جدولة وقت التخزين المؤقت التأخير في موعد اجتماعك التالي، حاول الفصل بين المهام والاجتماعات بـ25 دقيقة فقط، فهذه كمية مثالية من وقت التخزين المؤقت.

10. اتبع قاعدة 80-20.

هناك قاعدة شهيرة تعرف باسم قاعدة 80-20، تشير إلى أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الجهد المبذول، ويشيع استخدام هذا في المبيعات حيث إن 80% من المبيعات تأتي عادة من 20% من العملاء.

عندما يتعلق الأمر بكيفية إدارة وقتك، يمكن أيضاً تطبيق هذا المبدأ، 80% من نتائجك تأتي من 20% من أفعالك، لذلك حاول تبسيط جدول مهامك اليومية، فحاول أن تنهي 5 مهام مثلاً تحتاج إلى إنجازها، باستخدام هذا المبدأ يمكنك على الأرجح حذف غالبية العناصر في قائمتك، قد يبدو الأمر غير طبيعي في البداية، لكن العمل الإضافي سيحددك لزيادة الجهد في المهام الأكثر أهمية.

طرق تنظيم الوقت

بما أن الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك، فأنت تحتاج إلى المزيد من الطرق التي تساعدك في تنظيم الوقت بشكل جيد، ومنها الآتي:

11. استخدم تقويماً عبر الإنترنت

لطالما كانت التقاويم أداة أساسية لإدارة الوقت، ومع ذلك فقد نقلت التقويمات عبر الإنترنت هذا إلى المستوى التالي، هذا لأنه يمكنك الوصول إليه من أجهزة متعددة، وجدولة الاجتماعات والمواعيد بسهولة، وإعداد التذكيرات، وإنشاء مجموعات زمنية، وجدولة الأحداث المتكررة.

12. توقف عن الكمال

عندما تكون باحثاً عن الكمال، فلن تصل نهائياً إلى أي شيء، هذا يعني أنك ستستمر في العودة إلى نفس المهمة مراراً وتكراراً، إلى أي مدى تعتقد أن يومك سيكون نتيجة لذلك؟، لذا توقف عن كونك مثالياً، افعل أفضل ما يمكنك وامضِ قدماً.

13. تعلم قول «لا»

بالتأكيد لا أحد يريد أن يزعج من يحب أو من طلب عونه، لكن هناك الكثير من المعروضات تكون مضيعة حقيقية للوقت، خاصة إذا كان وقتك لا يسمح بذلك، فإذا كانت لديك قائمة كاملة من المهام، فقم برفض دعوة العشاء أو مساعدة زملائك في مشروع حتى يكون لديك وقت فراغ.

14. غرس العادات الأساسية

العادات الأساسية هي عادات يمكن أن تغير حياتك مثل ممارسة الرياضة وتتبع ما تأكله وتطوير الروتين اليومي والتأمل، هذه العادات تحل محل العادات السيئة وتطلب عادات جيدة أخرى، ونتيجة لذلك ستكون أكثر صحة وتركيزاً وأكثر ملاءمة لإدارة وقتك.

15. لا تضيع وقت الانتظار

كثيراً ما نسمع من رواد الأعمال وأصحاب المشاريع الضخمة، أنهم يكرهون الانتظار، هل ذلك بسبب كونهم أشخاصاً غير صبورين؟، الإجابة لا، الانتظار مضيعة حقيقة للوقت وإهدار واضح حتى لو لبضع دقائق، من يعلم قيمة الوقت يرفض دائماً الانتظار، ويفضل القيام بشيء مفيد له حتى لو بسيط أو وقت راحة، بدلاً من الانتظار.

لذلك حاول أن تجد طرقاً لتحقيق أقصى استفادة من الوقت الذي يهدر في الانتظار، مثل قراءة كتاب ملهم في طريقك للعودة للمنزل، أو الاستماع إلى بودكاست مفيد، أو حتى خطط لليوم التالي إذا كنت في نهاية اليوم.

16. العمل عن بعد

على الرغم من عدم إمكانية العمل عن بُعد لكل وظيفة، إلا أن العمل عن بُعد حتى مرتين في الأسبوع يمكن أن يؤدي في النهاية إلى توفير عدة ساعات في الأسبوع.

17. ابحث عن الإلهام

حاول دائماً أن تستخدم مصادر ملهمة مثل TED Talk، إنها طريقة بسيطة لإعادة إشعال التحفيز وإعادتك إلى المسار الصحيح.

18. جمع المهام المماثلة معاً

عندما يكون لديك مهام مرتبطة، اجمعها معاً، على سبيل المثال: لا ترد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية الخاصة بك على مدار اليوم، حدد وقتاً محدداً للتعامل مع هذه المهام.

لأن هذه المهام المختلفة تتطلب أنواعاً مختلفة من التفكير، من خلال تجميع المهام ذات الصلة معاً، لا يقوم عقلك بتبديل التروس، مما يعني أنك تقطع هذا الوقت في إعادة التوجيه.

كيفية تنظيم الوقت للدراسة

يعد تعلم كيفية تنظيم الوقت للدراسة بفعالية، مهارة مهمة يجب على الطلاب إتقانها، لكن العديد من الطلاب يجدون صعوبة في إيجاد الوقت لإكمال جميع مهامهم، مما يؤدي إلى شعور ساحق بالتوتر والإحباط.

للمساعدة، قمنا بإنشاء قائمة باستراتيجيات إدارة الوقت للطلاب من جميع الأعمار لمساعدة الطلاب وأولياء الأمور على وضع أيام الذعر في اللحظة الأخيرة من المشروع وضغوط المدرسة وراءهم.

1.قم بإنشاء جدول رئيسي

ضع جدولاً رئيسياً يمكن لك أو لطفلك استخدامه لحجب الوقت للعمل في مهامه، سيساعد ذلك على تحديد أولويات المشاريع وتوفير هيكل للمساعدة في إبقائه على المسار الصحيح للوفاء بمواعيد الاستحقاق، استخدم لوناً مختلفاً لكل موضوع حتى يتمكن من متابعة الجدول بسرعة وسهولة.

2.استخدم الأجندة

ساعد طفلك في التطلع إلى جميع المهام القادمة وتسجيل تواريخ الاستحقاق في جدول الأعمال، استخدم جدول الأعمال لجدولة وقت التلفزيون والكمبيوتر أيضاً، سيساعد ذلك على تجنب الوقوع في فخ الساعات الضائعة أمام الشاشة بدلاً من العمل في المهام.

3.تخلص من وسائل التشتيت

بين الهواتف المحمولة ووسائل التواصل الاجتماعي والأصدقاء، هناك الكثير من الأنشطة التي يمكن أن تصرف انتباه الطلاب عن عملهم المدرسي، عندما يحين وقت الذهاب إلى العمل، حاول غلق هاتفك وسجل خروجاً من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي، يجب أن يكون أي وقت في الجدول الرئيسي المخصص للعمل في المدرسة خالياً من الهاتف المحمول والتلفزيون.

4.حدد الأهداف لكل جلسة دراسية

إذا كنت ولي أمر لطفل، حاول مساعدته على تحديد أهداف محددة لكل يوم مثل عدد صفحات تقرير الكتاب التي يجب كتابتها أو عدد الأسئلة الرياضية التي يجب إكمالها، سيساعد جدول الأعمال والجدول الرئيسي في التخطيط لأهدافه اليومية، بحيث يمكن إكمال المهام في الوقت المحدد.

5.ابدأ العمل على الواجبات مبكراً

تعني مهارات إدارة الوقت الجيد عدم ترك المهام حتى اليوم التالي لاستحقاقها، اجلس مع طفلك كل أسبوع لمراجعة الواجبات والاختبارات القادمة وإضافتها إلى جدوله الرئيسي وجدول أعماله، حدد وقتاً لبدء العمل عليها جيداً قبل موعد استحقاقها حتى لا يتوتر ويسارع للوفاء بمواعيد الاستحقاق.

6.ضع خطة مشروع

يمكن أن يساعد إنشاء خطة مشروع أيضاً في تجنب الذعر في اللحظة الأخيرة، إن القدر الهائل من العمل هو سبب شائع للمماطلة، ما قد يؤدي إلى سوء إدارة الوقت، ساعد طفلك على تقسيم المهام إلى أجزاء أصغر، لكل منها تواريخ استحقاق منفصلة خاصة بها، سيشجع هذا طفلك على التخطيط المسبق والبدء في العمل على المهام في وقت مبكر.

7.مهمة واحد في كل مرة

قد يبدو أنه يتم إنجاز المزيد من خلال تعدد المهام، لكن تقسيم الانتباه بين أكثر من مهمة ليس طريقة فعالة للتعلم، يجب أن يعمل طفلك على مهمة واحدة في كل مرة، مع إعطائها اهتمامه الكامل، سيساعده التركيز على مهمة واحدة على إكمالها بكفاءة وفعالية أكبر.

8.أوقات للراحة

لكل 30 دقيقة من العمل المدرسي، اطلب من طفلك تحديد فترة راحة قصيرة تتراوح من 10 إلى 15 دقيقة لإعادة الشحن، يمكن أن تؤدي محاولة العمل على شيء واحد لفترة طويلة إلى جعل عقول الطلاب تتشتت أكثر.

يعد أخذ فترات راحة قصيرة طريقة جيدة لمنح دماغ طفلك فرصة لإعادة الشحن حتى يتمكن من العودة وهو أكثر تركيزاً.

9.ابدأ في وقت مبكر من اليوم

شجع طفلك على العمل في مهام في وقت مبكر من اليوم، أو بعد المدرسة مباشرة، اطلب من طفلك الاطلاع على جدول أعماله والجدول الزمني الرئيسي لمعرفة ما يجب إكماله في تلك الليلة والبدء مبكراً.

الانتظار حتى وقت متأخر من المساء يعني أن طفلك لديه وقتاً وطاقة أقل، مما يؤدي إلى تأخير أوقات النوم، ومهام غير مكتملة، والمزيد من التوتر للجميع.

10.الحصول على 8-10 ساعات من النوم

الحصول على قسط كافٍ من النوم مهم لمساعدة طفلك على إعادة شحن عقله والحصول على الطاقة اللازمة للبقاء على المسار الصحيح في اليوم التالي.

استخدم جدولك الرئيسي لتحديد آخر موعد للواجب المنزلي كل ليلة بالإضافة إلى موعد نوم محدد، سيساعد اتباع هذا الروتين على التأكد من أن طفلك لديه وقت للاسترخاء في نهاية كل يوم والحصول على النوم الذي يحتاجه.

برنامج تنظيم الوقت

تطور التكنولوجيا والتقنيات الحديثة، يمكنها أن تساعد في تنظيم الوقت، قد يبدو الكلام غير منطقي، لكونها دائماً السبب في إهدار الوقت، لكن إذا استخدمتها بأسلوب صحيح، سوف تكون وسيلة الإنقاذ الأفضل بالنسبة لك في تحقيق أهدافك.

أصبحت التطبيقات الحديثة متوافرة في كل الهواتف المحمولة وبالمجان، يمكنك استخدام العديد من التطبيقات التي تساعدك في تحديد قائمة المهام اليومية بالمواعيد وتنقذك من إهدار الوقت، فيما يلي بعض برامج تنظيم الوقت الأفضل على غوغل بلاي وأب ستور.

1.برنامج PROCRASTE

إذا كنت من الأشخاص الذين يفضلون تأجيل أعمالهم إلى وقت آخر، فهذا التطبيق مثالي بالنسبة لك، حيث يساعدك في تحديد أهدافك المنشودة والتي تود تحقيقها في أسرع وقت، ثم الاعتماد عليه في حالة احتياجك إلى بعض المقترحات الخاصة بهذا العمل والحلول السريعة التي تساعدك في إنجازها.

يطلب التطبيق، تحديد مهمة واحدة لتنفيذها، ويمنحك مدة زمنية محددة للحصول على مكافأة في حال نجاحك في تحقيق تلك المهمة، وهو متوافر لمستخدمي أندرويد وآيفون وآيباد.

2.برنامج TIMELY

هذا البرنامج مناسب للغاية مع المشاريع والمهام قصيرة الأمد، حيث يمكنك من تنظيم المهام اليومية ومشاركة الأفكار حول المدة التي قد يستغرقها المشروع، ويحدد التطبيق أسبوع العمل الخاص بك مقدماً، ويسمح لك بتقدير الوقت اللازم لكل مهمة، وذلك استناداً إلى تحليلاتك، ما يساعد في تنظيم الوقت بشكل جيد وفعالية كبير، وهذا ما ينعكس على حياتك بالإيجابية والاستفادة من كل دقيقة في يومك.

هذا التطبيق متاح لمستخدمي أندرويد على غوغل بلاي ومستخدمي آيفون وآيباد وأنظمة التشغيل «ماك» و«إس» من خلال «أب ستور»، بالإضافة إلى أنه متاح لمستخدمي نظام التشغيل ويندوز عبر مايكروسوفت.

3.برنامج HABIT LIST

من أفضل برامج تنظيم الوقت والاستفادة منها، حيث يمكن لهذا التطبيق أن يراقب عاداتك وقدرتك في الحفاظ عليها وسط يومك، وذلك من خلال تحديد الأهداف التي تحددها لنفسك، ويساعدك في وضع قائمة أهداف يومية ويذكرك بها في إطار جدولك اليومي.

هذا التطبيق متاح مستخدمي آيفون وآيباد وأنظمة التشغيل «ماك» و«إس» من خلال «أب ستور».

4.برنامج Evernote

من خلال تطبيق Evernote، يمكنك تدوين وتحميل كافة ملاحظاتك اليومية، والوصول إليها من أي مكان، بالإضافة إلى أنه يساعدك في تنظيم عملية الملاحظات ومشاركتها مع الآخرين بكل سهولة.

يتوافر هذا التطبيق على أنظمة أندرويد وآي أو إس ولمستخدمي نظام ويندوز عبر مايكروسوفت.

• السؤال: ترتيب الأعمال ترتيبًا دقيقًا حسب التوقيت الزمني لليوم يُقصد به تصميم المهام.

• الإجابة: العبارة خاطئة