10 نصائح تساعدك في تنظيم وقتك في العمل

في بيئة العمل، حيث يُعيّن الموظفون والمهنيون المهرة، بناءً على مؤهلاتهم وإنتاجيتهم في وقت محدد، من مصلحة كل شركة أو منظّمة أن تعلّم المنسوبين إليها مهارات إدارة الوقت، الأمر الذي يسمح بتتابع  تقدمهم في المشاريع، والمساهمة في نجاح الشركة. إداراك قيمة الوقت يحسّن الذات ويحقّق الهدف. وفي الآتي، 10 نصائح تساعدك في تنظيم وقتك في العمل.

1. تحقق من الوقت

من الواجب أن تعرف ما هي المهام التي تسرق وقتك حتّى تحسن استغلال ساعات يومك

تعرف بالضبط إلى كيف تقضي الوقت في العمل، لمحاولة "القبض" على المهام التي تسرق وقتك. مثلاً، إذا كنت تقضي ساعة من الوقت في قراءة رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من إكمال المشاريع المهمة. يمكن أن تساعدك معرفة أين يذهب وقتك بالضبط في اتخاذ قرارات بشأن تفويض المهام أو شراء البرامج لتسريع بعض العمليات ذات المستوى الأدنى.

2. تحديد مهلة زمنيّة

يمكن أن يكون تحديد مهلة زمنية لمهمّة ما ممتعًا. في هذا الإطار، يقوم بعض الشركات في تقسيم الموظّفين إلى مجموعات: تحصل المجموعة التي تنهي مشروعًا أو مهمّة على مكافأة أولاً. يمكن تطبيق هذا المبدأ على أي مهمة. ضع حدًا زمنيًا محددًا، مثل: ساعة أو ساعتين. ثم حاول إنهاء المهمة في الوقت المحدد.

3. تطبيقات لإدارة الوقت

تساعد مجموعة من التطبيقات المختلفة في تتبع وقت الموظّفين، وتسمح بمراقبة عمليات تسجيل الوصول والمغادرة. هذه التطبيقات يمكن أن تسمح للموظف بالتحكّم في الوقت.

4. قائمة بالمهام

وجود قائمة بالمهام يوفّر الوقت دائماً، كما يجعل الموظّف يحافظ على تركيزه وتحفيزه، مع الشعور بالرضا في كلّ مرّة يقوم الموظّف فيها بإلغاء مهمة من قائمته. تتيح القائمة أيضًا رؤية ومراقبة تقدمك. حتى لو كنت محاطًا بالمشتتات، فإن قائمتك ستبقيك على المسار الصحيح.

5. التخطيط المسبق

التخطيط المسبق هو جزء مهم من إدارة الوقت. من الناحية المثالية، يجب أن تخطط مسبقًا للأسبوع التالي أو على الأقل لليوم التالي؛ عندما تعرف بالضبط ما يجب القيام به، ستظل منظمًا ومركّزًا. يمكنك تقسيم المهام على مدار أيام لمعرفة مقدار الوقت المطلوب لإكمال المشروع مقدمًا.

6. ابدأ بأهم مهامك

قم بالمهام المجهدة أو بأصعب المهام في الصباح، حين تتمتّع بالطاقة، وتتمكن من معالجة المهام بكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، فإن الشعور بالإنجاز سيجعل بقية اليوم أفضل بكثير.

7. الاستعانة بمصادر خارجية

لا يمكنك أن تفعل كل شيء بمفردك، لذا لا بدّ من تدريب شخص آخر على القيام ببعض العمليات البسيطة، ما يجعل تركيزك منصبًّا على المشاريع الأكبر أو المهام الأكثر تعقيدًا. يمكنك حتى الاستعانة بمصادر خارجية للعمل لحساب مستقل ذي خبرة وتوفير المال.

8. مهمّة واحدة في كلّ مرة

من الواجب تجنّب القيام بنصف العمل، مما يعني التخلي عن مهمتك الحالية والانشغال بأمر آخر تماماً

إذا اخترت القيام بمهمة ما، فراجعها حتى النهاية، وقم بإنهائها. تجنّب بالقيام بنصف العمل، مما يعني التخلّي عن مهمتك الحالية والقيام بشيء آخر تماماً. أحد الأمثلة على نصف العمل هو كتابة تقرير ثم التحقق فجأة من بريدك الإلكتروني من دون سبب وكتابة الردود. هذه ليست إدارة وقت سيئة، وإنما تشتيت للتركيز. لذا، ركز على المهمة التي بين يديك، وتجنّب هذه المزالق.

9. إجراء بعض التغييرات على جدول المهام 

إذا كنت تشعر بالمزيد من النشاط في أوقات معينة من اليوم، فغيّر جدول المهام حتّى تتقبّل ذلك. بعض الناس يكون أكثر نشاطًا في الصباح، بينما يكون البعض الآخر منتجاً أكثر في فترة بعد الظهر. عندما تختار أفضل جدول زمني لك، ستستمتع بفوائد القدرة على فعل المزيد.

10. تجنّب السعي إلى الكمال

تجنّب المبالغة في تحليل كلّ ما تفعله، لكن  ما تقدّم لا يعني أن تكون مهملاً. ابذل قصارى جهدك على الدوام، لكن السعي إلى الكمال يمكن أن يضغط عليك، لذلك لا تفكر في ذلك. لمجرّد الانتهاء من مهمة ومنحها أفضل ما لديك، عليك المضي قدماً.